E-mail professionnel, 5 bonnes pratiques par iBellule MAIL

e-mailLe Projet Voltaire  – n° 1 de la remise à niveau en orthographe avec 1,5 million d’utilisateurs  – a lancé iBellule MAIL, module en ligne de formation aux bonnes pratiques de l’e-mail professionnel.  En voici 5 que nous vous proposons de respecter :

Respectez la confidentialité des adresses e-mail.

Nous sommes tous pollués au quotidien par les spams, à la limite du supportable. Nous en venons à protéger notre adresse e-mail pour éviter l’escalade. Alors lorsque nous recevons un e-mail envoyé à 100 personnes où figure en bonne place notre adresse dans les destinataires au milieu des 99 autres, nous pestons contre l’émetteur.

Conseil : lorsque vous voulez envoyer un courriel à un nombre important de destinataires et que ceux-ci ne se connaissent pas les uns les autres, mettez-les dans le champ « copie cachée ».

Désignez votre champion.

Un client attend une réponse en urgence. Vous avez envoyé un e-mail aux 3 personnes susceptibles de lui répondre. Vous avez insisté sur le caractère urgent de la démarche. C’était il y a deux jours. Aujourd’hui, le client vous relance, furieux ; il n’a toujours rien reçu. Comment cela est-il possible ? C’est très simple, chacun des trois destinataires étant placé sur le même pied d’égalité a pensé que l’un des deux autres prendrait l’action, et a donc attendu que ça passe. Il attend encore, comme le client.

Conseil : lorsque vous souhaitez qu’une action soit menée rapidement et qu’elle peut tout à fait être accomplie par une seule personne, ne mettez que celle-ci en destinataire de votre message. Les autres seront alors ajoutées en copie, pour information.

Mentionnez les pièces jointes.

On reçoit beaucoup d’e-mails chaque jour qu’on doit généralement lire rapidement. Selon l’ergonomie du gestionnaire d’e-mails utilisé, les pièces jointes ne sont pas forcément mises en évidence. Si l’émetteur n’a pas explicitement évoqué les pièces jointes dans le corps de son e-mail, on peut passer à côté. Il croira qu’on les a lues et vous croirez avoir pleinement pris connaissance de son message.

Conseil : s’il y a une pièce jointe dans votre e-mail, mentionnez-la dans votre contenu. Vous êtes sûr que si le texte est lu, la pièce jointe sera vue.

N’oubliez pas l’objet.

Quoi de plus désagréable que de recevoir un e-mail sans objet ? Recevoir courriel  nommé : à lire absolument, urgent, notre rendez-vous, etc. donne le ton de votre message.

Conseil : interdisez-vous d’envoyer un e-mail sans objet, et évitez ceux qui n’informent en rien votre interlocuteur sur le contenu de l’e-mail.

Relisez-vous.

Quand vous recevez un e-mail truffé de fautes d’orthographes, quelle est votre réaction ? Au mieux vous vous dites que l’émetteur était ultra pressé. Certains moins bien intentionnés que vous pourraient en tirer des conclusions plus expéditives.

Conseil : activez le correcteur automatique. Relisez-vous avant d’envoyer.  Et amusez-vous à progresser en orthographe rapidement avec le Projet Voltaire.

À vos e-mails !

iBellule MAIL, formation en ligne aux bonnes pratiques de l’e-mail professionnel

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